6 passos para uma reunião não ser tóxica
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6 passos para uma reunião não ser tóxica

Você já saiu de uma reunião mais confuso do que entrou? Ou saiu de uma reunião não entendendo porque ela foi feita?

É normal, porque mesmo as reuniões que são feitas para resolver problemas, acabam por criar mais problemas. A maioria das vezes que você é chamado para uma reunião, ela não teria a menor necessidade de acontecer.

reuniao

Neste vídeo do TED, Jason Fried, um dos fundadores da 37 signals e autor de livros como REWORK e REMOTE fala sobre porque “não se trabalha no trabalho”. Ao assistir este vídeo você vai entender porque eu fiz este post.

Reuniões são toxicas, desperdiçam tempo, mas se você realmente precisa fazer uma reunião, veja estas 6 dicas.


1. Ligue um cronômetro. Quando apitar, a reunião acabou. Ponto.

Se você não for radical com o horário, a reunião pode levar o dobro do tempo previsto. Ou pior, se você não estipulou um tempo como prazo da reunião, é provável que ela demore 10 vezes o tempo que poderia levar. Isso ocorre porque a maioria das pessoas são “pouco objetivas” e adoram jogar conversa fora.


2. Chame o mínimo numero de pessoas.

Uma reunião de 1 hora com 8 pessoas é uma reunião de 8 horas. O que poderia ser feito de útil em 8 horas de trabalho? Você deve chamar apenas as pessoas realmente necessárias e essenciais, decisivas, no que diz respeito ao que vai ser discutido, e que depois passarão as informações para os outros, de forma resumida.


3. Sempre tenha uma programação clara.

Sabe quando você tinha que fazer uma prova na escola? Que tinha um tempo para começar e terminar? Então, você ficava preso em alguma questão sem conseguir responder, o que você fazia? Ia para a próxima, e depois se restasse tempo, voltava a esta… faça o mesmo com uma reunião. Se tiver tempo.


4. Inicie com um problema específico.

Alice:"Você pode me ajudar?"    

Gato: "Sim, pois não."

Alice:"Para onde vai essa estrada?"

Gato:"Para onde você quer ir?"

Alice:"Eu não sei, estou perdida."

Gato: "Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve."


5. Faça a reunião no local do assunto ao invés de uma sala de reunião. Aponte para fatos reais e sugira mudanças reais.

Certa vez os engenheiros da WEG estavam com um grande problema em um motor de um cliente que estava apresentando vibrações estranhas.

Os melhores engenheiros fizeram inúmeras reuniões e não conseguiam chegar em uma resposta, ninguém encontrava o problema. Até que o cliente estava ameaçando devolver os motores e pedir o dinheiro de volta.

Nesse momento o Sr. Werner, um dos 3 fundadores da WEG, foi até a empresa do cliente.

Ele não foi falar com os engenheiros ou com o diretor, ele entrou na empresa e foi falar com o operador da máquina.

Após alguns minutos de conversa ele descobriu que o cabo de sustentação do motor estava mal fixado. Ele pediu para o operador fixar e a vibração parou. O problema não era com o motor.

Werner agradeceu e foi embora.


6. Finalize com uma solução e faça alguém ficar responsável por implementá-la.

Nem toda reunião precisa ter uma solução no final, só aquelas que merecem acontecer! E o pior que pode acontecer é se ter tarefas sem um responsável, porque se todos são responsáveis, ninguém é responsável, e provavelmente ninguém vai fazer.

Lembre-se

Faça reuniões serem momentos de debate, diálogo e decisão!

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Mauro C. Mattedi

Mauro C. Mattedi

CEO no Sexosemdúvida.com

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